Digitalisation des factures : l'innovation Keolis Commuter Services à Boston

Contexte : un enjeu opérationnel à fort impact

Au sein du Groupe Keolis, les filiales évoluent dans des environnements complexes où la fiabilité opérationnelle constitue un enjeu majeur. 

La filiale de Boston a identifié un point de friction majeur dans la gestion des factures traitées manuellement, par courriel ou sur papier. Il n’existait pas de registre digital centralisé pour suivre leur état d’avancement. Cette organisation limitait la visibilité pour les fournisseurs, rallongeait les délais de traitement et augmentait les risques d’erreurs de saisie. 

Pour Keolis, l’innovation dans les transports publics concerne aussi la solidité des opérations internes. L’amélioration de la gestion des factures est donc devenue un levier clé de performance à Boston. Plutôt que de remplacer l’ensemble des systèmes existants, les équipes ont opté pour une approche pragmatique – s'appuyant notamment sur l'intelligence artificielle –, en cohérence avec les principes du Groupe et les réalités du terrain.

Innovation : une solution structurée et évolutive

Keolis Boston a conçu une solution digitale au sein de laquelle l’intelligence artificielle joue un rôle essentiel : extraire automatiquement les informations clés des factures et contrôler la fiabilité des données. La solution s’appuie également sur les outils existants — Microsoft Dynamics 365 et la Power Platform — pour automatiser l’ensemble du cycle de gestion des factures, de la réception à l’approbation. Une fois validées, les factures circulent dans un circuit d’approbation normé, accessible par email, via les outils collaboratifs ou directement dans le progiciel de gestion intégré (ERP).

Cette solution améliore l’efficacité opérationnelle tout en assurant un coût maîtrisé et en restant évolutive dans le temps. Les équipes procèdent régulièrement à des revues afin d’en analyser l’utilisation, d’identifier des axes d’amélioration et d’intégrer de nouvelles fonctionnalités.

La conduite du changement a joué un rôle central dans ce projet. Dès le départ, les équipes en charge des factures ont travaillé main dans la main avec le contrôle financier et l’IT. Cette collaboration a facilité l’adoption de la solution et assuré qu’elle réponde aux besoins réels du terrain.

Bénéfices : des données fiables et des processus plus efficaces

La solution a rapidement généré des gains concrets : les tâches manuelles ont diminué, les circuits de validation sont devenus plus clairs et toutes les données sont désormais centralisées dans un registre digital unique.

Prochaine étape : partager l’expérience au sein du Groupe Keolis

À l’échelle locale, la solution évolue dans une logique d’amélioration continue. Les équipes de Boston analysent régulièrement son fonctionnement pour en améliorer la performance .

L’initiative de Boston constitue désormais une référence interne. L’objectif est de partager les enseignements et d’inspirer d’autres filiales à optimiser leurs processus grâce aux outils digitaux existants. Ce qui prend tout son sens dans le cadre des réflexions du Groupe autour de l’harmonisation et de l’évolution de ses systèmes de gestion intégrés (ERP). En mettant en avant cette solution concrète, Keolis encourage les autres entités à développer des projets similaires, adaptés à leur propre contexte.

Grâce à ce type d’initiatives, Keolis renforce l’innovation dans les transports publics au cœur de son organisation.